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| El Acta de Cierre de la Veeduría Ciudadana es el documento que recopila toda la actividad realizada por los veedores durante el tiempo de veeduría. |
El Acta de Cierre de la Veeduría Ciudadana es el documento que recopila toda la actividad realizada por los veedores y señala las observaciones o cuestionamientos al contrato estatal o función estudiada durante el tiempo de veeduría.
El Acta de Cierre es el producto más importante de todo ejercicio de Veeduría Ciudadana. Su objetivo principal es sintetizar la vigilancia realizada sobre un contrato estatal y poner las preguntas necesarias para que sean resueltas por las autoridades competentes, ; procurando la trazabilidad del control ciudadano. Al escribir este documento, la ciudadanía pasa de la observación a la rendición de cuentas y la denuncia fundamentada, según el caso.
La forma es similar a la del Acta de creación de la veeduría ciudadana, pero los contenidos incluyen acciones, análisis, observaciones y se anexan documentos elaborados o recopilados.
I. Estructura y Fundamento Legal del Acta
Todo Acta de Cierre debe construirse sobre los pilares de la Ley 850 de 2003, que rige las veedurías, y los principios constitucionales de la función pública (moralidad, eficacia y transparencia). El cuerpo del acta debe ser una síntesis objetiva que evite juicios de valor sin soporte.
El documento comienza con una sección de Identificación Plena que asegura la seriedad del ejercicio ciudadano. Esto incluye el nombre y registro de la veeduría, la entidad vigilada y el contrato específico (número, objeto y valor). Este marco es esencial para que los organismos de control (Procuraduría, Contraloría, Fiscalía) puedan radicar e iniciar cualquier averiguación o verificación subsecuente.
II. El Valor Agregado: La Participación Universitaria
Cuando el control social es ejercido por estudiantes universitarios, el Acta de Cierre adquiere un valor técnico y académico superior. En lugar de limitarse a observaciones empíricas, se espera que el documento detalle las acciones desarrolladas con valor académico:
Metodología: Se debe describir el uso de herramientas académicas, como matrices de trazabilidad normativa o listas de chequeo técnico-disciplinares, que demuestran que la vigilancia no fue aleatoria, sino sistemática y basada en el conocimiento especializado (ej. ingeniería, derecho, finanzas).
Evidencia Sistematizada: Se deben enumerar y adjuntar los anexos de manera organizada: oficios de solicitud de información, fotografías con georreferenciación y transcripciones de encuestas comunitarias. La organización documental es el sustento de cualquier observación y la base para un cuestionamiento administrativo formal.
III. El Análisis Determinado: Aspectos destacados de la "Línea de Tiempo" del Contrato
El núcleo del Acta de Cierre debe ser un análisis metódico de áreas críticas del contrato estatal. Este análisis informa qué presuntamente no se entendió, o en qué fase del proceso faltó claridad de la administración.
A continuación, se detalla un ejemplo del contenido del Acta de cierre de veeduría.
- Primer Párrafo Este párrafo inicial identifica los datos básicos de la reunión. Es un registro formal que incluye la hora, fecha, lugar (físico o virtual), nombres, números de identificación y correos electrónicos de los veedores, así como el número de la resolución de reconocimiento de la veeduría por parte de la Personería Municipal.
- Segundo Párrafo: Identificación de la Veeduría; contrato vigilado; veedores.
- Tercer Párrafo: Actividades de la Veeduría. Se narra cómo se elaboró la línea de tiempo del proceso contractual identificándose los documentos de las fases de Planeación, Selección, Contractual y Postcontractual; también, se mencionan las consultas realizadas, etc.
- Cuarto Párrafo: Análisis de Aspectos Determinantes del Contrato. En este punto se analizan las fases del proceso contractual en general. Como se menciona antes, ete análisis informa qué presuntamente no se entendió, o en qué fase del proceso faltó claridad de la administración.
- Quinto Párrafo: Observaciones y Preguntas. Se escriben observaciones sobre los aspectos determinantes de la gestión y calidad del proceso contractual, según el análisis realizado. Se debe concluir con unos cuestionamientos o preguntas que merecen una aclaración o explicación posterior. Importante: En este ejercicio de veeduría ciudadana se cuestiona pero no se aprueban ni desaprueban las acciones de los interventores o contratistas, porque esa función está señalada para las autoridades de control del Estado.
- Sexto Párrafo Para finalizar, se reitera el cierre de la Veeduría Ciudadana No. xxx del contrato XXX, la cual deberá llevar las firmas de los veedores. Para su validación final, se remite el acta a las siguientes entidades, según el caso: Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Contraloría Departamental, Entidad Contratante, Personería Municipal.
1-Remitirla una Solicitud o Queja ante la Personería de la ciudad en dónde se inscribió la veeduría. Se debe solicitar la verificación de las observaciones y preguntas del Acta de Cierre anexa y anexarla. En cada Personería se busca el procedimiento de inscripción de una queja; ejemplo en Bogotá: http://apps.personeriabogota.gov.co/pqrsd/frmQrsd_v2.php#
2- Presentar una Solicitud o Queja ante Procuraduría General de la Nación para solicitar la verificación de las observaciones y preguntas del Acta de Cierre y anexarla. Se puede presentar como anónimo indicando que es una "Queja sobre contratación entidad OTRA". Ver portal web:
https://www.procuraduria.gov.co/SedeElectronica/tramites/browser.do#no-back-button
3- Presentar una Solicitud o Queja ante la Contraloría General. Se debe solicitar la verificación de las observaciones y preguntas del Acta de Cierre y anexarla. Ver portal web https://www.contraloria.gov.co/web/guest/atencion-al-ciudadano/denuncias-y-otras-solicitudes-pqrd
De esta forma se completa el ciclo de la veeduría ciudadana como ejercicio académico. Pero si los ciudadanos interesados en el ejercicio de control ciudadano desean seguir ejerciendo sus derechos constitucionales, podrán solicitar un debate de control político ante los diferentes cuerpos de representación popular: como Junta Administradora Local, Concejo Municipal, Asamblea Departamental, etc.
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