La labor de la interventoría es una función delegada por el representante legal de la entidad que suscribe el contrato, es decir, el ordenador del gasto en el caso de la empresa pública, o gerente general en el caso de la empresa privada.
Apreciado(a) Ingeniero(a):
La designación de la interventoría siempre se comunica por escrito. Es una carta o resolución (según la norma de la entidad) en cuyo texto se le informa sobre la asignación de la interventoría del Contrato No. "XXYY", se le menciona el nombre completo de la persona natural o jurídica con quien fue suscrito, la fecha de suscripción y el objeto completo del negocio, por ejemplo: ... suministro, instalación y puesta en funcionamiento de sistemas satelitales para el proyecto xxyy...
En esta carta de designación de interventoría se hace referencia a la resolución por medio de la cual se adoptó el “Manual del Interventor” de la entidad estatal o se hacen referencias a las normas de contratación estatal.
A continuación se relacionan y adjuntan los documentos que le brindarán la información inicial:
1) Copia del contrato y de los anexos técnicos.
2) Copia de la Solicitud de Cotización y de la Oferta del Contratista.
3) Copia de la aprobación de la póliza de garantía y del registro presupuestal.
En esta primera comunicación escrita se le debe informar que en desarrollo de la presente designación, a partir de la fecha es su responsabilidad velar por el cumplimiento y correcta ejecución del contrato, así mismo, efectuar la supervisión y control técnico, administrativo y financiero del contrato has la liquidación final del mismo.
En esta carta el nominador o su superior jerárquico le debe informar que para dar comienzo a sus labores, le solicita adelantar todas las diligencias, tanto internas como externas, con todas las áreas que tengan vinculación directa con el desarrollo del contrato y así mismo convocar una reunión con los funcionarios del Contratista y de la Entidad Contratante para la planeación inicial y para el seguimiento de labores y dejar constancia del estado del contrato mediante acta.
Es muy importante advertir que cualquier modificación al contrato que implique adición al valor o ampliación del plazo, deberá ser sustentada por esa Interventoría ante el representante legal del Contratante o superior jerarquico correspondiente, deberá ser concertada con las demás áreas técnicas, financieras y jurídicas involucradas y llevar las aprobaciones del representante legal del Contratante y del Contratista.
