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| Elaborando el acta de cierre de la veeduría ciudadana. |
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El ACTA DE CIERRE DE LA VEEDURÍA CIUDADANA tiene la misma forma o estructura del Acta de Apertura de la Veeduría Ciudadana pero cambian los contenidos y se adicionan anexos.
El primer párrafo identifica hora, fecha, lugar (físico o virtual), nombres (identificación y correo electrónico) de los veedores, el numero de la resolución de reconocimiento de la veeduría por parte de la Personería Municipal, etc. Ejemplo: "Siendo las 16:00 horas del jueves 30 de julio del 2020, se reunieron los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, relacionados a continuación, con el objeto de realizar cierre a la veeduría ciudadana correspondiente a la Resolución # xx-xxx del año xxx. Los veedores ciudadanos se relacionan a continuación:..."
El segundo párrafo señala el orden del día de la reunión o asamblea. Ejemplo: "ORDEN DEL DÍA: 1-Llamado a lista y verificación del quorum. 2- Lectura y aprobación del orden del día. 3-Objeto de la asamblea. 4-Actividades de la veeduría al CONTRATO No DNP-523-14. Aquí se deben señalar los elementos distintivos del contrato (incluidos el número, los contratantes y contratistas, el objeto, el valor, el plazo, la fecha de firma, etc). Igualmente el contrato de la interventoría si la hubo. 5-Observaciones, Proposiciones y varios. 6-Clausura de la asamblea.
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El tercer párrafo lleva el subtítulo "Desarrollo de la Asamblea" y describe en párrafos separados cada uno de los puntos del orden del día. A diferencia del acta de constitución: El objeto de la asamblea es el cierre de la Veeduría Ciudadana No. xxx del contrato XXX.
En el desarrollo del numeral 4 del acta de cierre es importante narrar las actividades hechas por la veeduría. Por ejemplo: "En fecha xxx se realizó el estudio de los documentos disponibles de forma virtual en la plataforma SECOP del contrato xxxx. Se elaboró la línea del tiempo del proceso contractual identificándose los documentos de las fases de Planeación, Selección, Contractual y Postcontractual en una presentación (Anexo X, formato PDF)..." Así mismo, se deben mencionar las consultas por correo electrónico anexando copia de los mismos y de las respuestas, de las llamadas telefónicas indicando hora y fecha de quien atendió la misma. Mencionar si se concertaron reuniones (por ahora virtuales desde que la OMS declaró la pandemia por coronavirus COVID19) y y señalar el número de anexo al acta.
En el numeral 5, se deben consignar las observaciones y temas que quedaron pendientes de aclaración; el porqué no fue cumplido adecuadamente el derecho de acceso a la información acorde con la ley de transparencia. Pero es importante decir que una veeduría ciudadana no aprueba, no desaprueba, no juzga, porque esa función está señalada a los jueces de la república o a las autoridades de control del estado. En este punto se escribe por ejemplo: "La presente veeduría al dar por finalizado el proceso plantea las observaciones o interrogantes que se enuncian a continuación: A. No se entiende por qué no se registran todos los documentos de las diversas etapas del proceso contractual, tales como el documento XX de la etapa de ejecución, en el SECOP; B, C, ...", etcétera. En caso contrario, la veeduría ciudadana puede consignar. "La presente veeduría al dar por finalizado el proceso no plantea observaciones; independientemente de las verificaciones que desarrollen por las entidades correspondientes". En este espacio se pueden relacionar los anexos correspondientes e incluirlos como parte del acta de cierre de veeduría.
En el desarrollo del numeral 4 del acta de cierre es importante narrar las actividades hechas por la veeduría. Por ejemplo: "En fecha xxx se realizó el estudio de los documentos disponibles de forma virtual en la plataforma SECOP del contrato xxxx. Se elaboró la línea del tiempo del proceso contractual identificándose los documentos de las fases de Planeación, Selección, Contractual y Postcontractual en una presentación (Anexo X, formato PDF)..." Así mismo, se deben mencionar las consultas por correo electrónico anexando copia de los mismos y de las respuestas, de las llamadas telefónicas indicando hora y fecha de quien atendió la misma. Mencionar si se concertaron reuniones (por ahora virtuales desde que la OMS declaró la pandemia por coronavirus COVID19) y y señalar el número de anexo al acta.
En el numeral 5, se deben consignar las observaciones y temas que quedaron pendientes de aclaración; el porqué no fue cumplido adecuadamente el derecho de acceso a la información acorde con la ley de transparencia. Pero es importante decir que una veeduría ciudadana no aprueba, no desaprueba, no juzga, porque esa función está señalada a los jueces de la república o a las autoridades de control del estado. En este punto se escribe por ejemplo: "La presente veeduría al dar por finalizado el proceso plantea las observaciones o interrogantes que se enuncian a continuación: A. No se entiende por qué no se registran todos los documentos de las diversas etapas del proceso contractual, tales como el documento XX de la etapa de ejecución, en el SECOP; B, C, ...", etcétera. En caso contrario, la veeduría ciudadana puede consignar. "La presente veeduría al dar por finalizado el proceso no plantea observaciones; independientemente de las verificaciones que desarrollen por las entidades correspondientes". En este espacio se pueden relacionar los anexos correspondientes e incluirlos como parte del acta de cierre de veeduría.
Al final se reitera el cierre de la Veeduría Ciudadana No. xxx del contrato XXX, la cual deberá llevar las firmas de los veedores.
¿Qué hacer con el Acta de Cierre de la Veeduría Ciudadana?
Una vez se tenga elaborado este documento se puede seguir uno de los siguientes caminos:
1-Remitirla como anexo a una Queja ante Personería de Bogotá anexando la misma acta; (Peticiones y Denuncias a otras entidades-Requerimiento ciudadano; Entidad del Distrito Capital: Sin dato).
http://apps.personeriabogota.gov.co/pqrsd/frmQrsd_v2.php#
2- Remitirla como anexo a una Queja ante Procuraduría General de la Nación anexando la misma acta; (Queja sobre contratación entidad OTRA; Anónimo):
https://www.procuraduria.gov.co/SedeElectronica/tramites/browser.do#no-back-button
3- Remitirla como anexo a una Queja ante la Contraloría General o Contraloría Departamental o Contraloría de Bogotá, según el nivel de la entidad estatal del contrato visto en la veeduría, anexando la misma acta. La queja puede ser presentada como anónimo o como ciudadano registrado:
Contraloría Genral:
¿Qué hacer con el Acta de Cierre de la Veeduría Ciudadana?
Una vez se tenga elaborado este documento se puede seguir uno de los siguientes caminos:
1-Remitirla como anexo a una Queja ante Personería de Bogotá anexando la misma acta; (Peticiones y Denuncias a otras entidades-Requerimiento ciudadano; Entidad del Distrito Capital: Sin dato).
http://apps.personeriabogota.gov.co/pqrsd/frmQrsd_v2.php#
2- Remitirla como anexo a una Queja ante Procuraduría General de la Nación anexando la misma acta; (Queja sobre contratación entidad OTRA; Anónimo):
https://www.procuraduria.gov.co/SedeElectronica/tramites/browser.do#no-back-button
3- Remitirla como anexo a una Queja ante la Contraloría General o Contraloría Departamental o Contraloría de Bogotá, según el nivel de la entidad estatal del contrato visto en la veeduría, anexando la misma acta. La queja puede ser presentada como anónimo o como ciudadano registrado:
Contraloría Genral:
Contraloría Distrital:
De esta manera se completa el ciclo de la veeduría ciudadana. Sin embargo, si los ciudadanos interesados en el ejercicio de control ciudadano desean seguir ejerciendo sus derechos constitucionales, se podría solicitar un debate de control político ante los diferentes cuerpos de representación popular: Senado, Congreso de la República, Asamblea Departamental, Concejo Municipal o Junta Administradora Local, según el caso.
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