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| El Acta de Cierre de la Veeduría Ciudadana es el documento que recopila toda la actividad realizada por los veedores durante el tiempo de veeduría. |
El Acta de Cierre de la Veeduría Ciudadana es el documento que recopila toda la actividad realizada por los veedores y señala las observaciones o cuestionamientos al contrato estatal o función estudiada durante el tiempo de veeduría. La forma es similar a la del Acta de Apertura, pero los contenidos cambian y se adicionan los anexos con los datos recopilados.
A continuación, se detalla la estructura y el contenido de este documento.
Primer Párrafo Este párrafo inicial identifica los datos básicos de la reunión. Es un registro formal que incluye la hora, fecha, lugar (físico o virtual), nombres, números de identificación y correos electrónicos de los veedores, así como el número de la resolución de reconocimiento de la veeduría por parte de la Personería Municipal.
Ejemplo: "Siendo las 16:00 horas del jueves 30 de julio del 2020, se reunieron los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, relacionados a continuación, con el objeto de realizar el cierre a la veeduría ciudadana correspondiente a la Resolución # xx-xxx del año xxx. Los veedores ciudadanos se relacionan a continuación:..."
Segundo Párrafo: Orden del Día En esta sección se señala el orden del día de la reunión o asamblea, lo que formaliza la agenda a seguir.
Ejemplo: "ORDEN DEL DÍA: 1- Llamado a lista y verificación del quorum. 2- Lectura y aprobación del orden del día. 3- Objeto de la asamblea. 4- Actividades de la veeduría al CONTRATO No DNP-523-14. Aquí se deben señalar los elementos distintivos del contrato (incluidos el número, los contratantes y contratistas, el objeto, el valor, el plazo, la fecha de firma, etc.). Igualmente el contrato de la interventoría, si la hubo. 5- Observaciones, Proposiciones y varios. 6- Clausura de la asamblea."
Tercer Párrafo: Desarrollo de la Asamblea Este apartado describe el desarrollo de cada uno de los puntos del orden del día. A diferencia del acta de constitución, el objeto de esta asamblea es, específicamente, el cierre de la Veeduría Ciudadana.
Cuarto Párrafo: Actividades de la Veeduría Aquí se narra en detalle las actividades realizadas. Es el corazón del informe, ya que consigna la labor de vigilancia.
Ejemplo: "En fecha xxx se realizó el estudio de los documentos disponibles de forma virtual en la plataforma SECOP del contrato xxxx. Se elaboró la línea de tiempo del proceso contractual identificándose los documentos de las fases de Planeación, Selección, Contractual y Postcontractual en una presentación (Anexo X, formato PDF)..."
También se deben mencionar las consultas realizadas por correo electrónico (anexando copias de los mismos y de las respuestas), llamadas telefónicas (indicando hora y fecha), y si se llevaron a cabo reuniones virtuales o presenciales, señalando el número de anexo correspondiente.
Quinto Párrafo: Observaciones y Preguntas En este punto, se describen las preguntas, las observaciones y los temas que quedaron pendientes de aclaración. También se puede explicar por qué no se cumplió adecuadamente con el derecho de acceso a la información según la ley de transparencia.
Ejemplo: "La presente veeduría al dar por finalizado el proceso plantea las observaciones o interrogantes que se enuncian a continuación: A. No se entiende por qué no se registran todos los documentos de las diversas etapas del proceso contractual, tales como el documento XX de la etapa de ejecución, en el SECOP; B, C, ...", etcétera. En todo caso, se propone un cuestionario para que los organismos de control del estado hagan las revisiones correspondientes.
En caso contrario, la veeduría puede consignar: "La presente veeduría al dar por finalizado el proceso no plantea observaciones; independientemente de las verificaciones que desarrollen las entidades correspondientes."
Importante: Una veeduría ciudadana no aprueba ni desaprueba las acciones de los interventores o contratistas, porque esa función está señalada para las autoridades de control del Estado.
Sexto Párrafo Para finalizar, se reitera el cierre de la Veeduría Ciudadana No. xxx del contrato XXX, la cual deberá llevar las firmas de los veedores para su validación final.
1-Remitirla como anexo a una Queja ante la Personería de la ciudad en dónde se inscribió la veeduría. Se debe anexar el Acta de Cierre; las evidencias de las Peticiones a la entidad vigilada, los requerimientos ciudadanos. En cada Personería se busca el procedimiento de inscripción de una queja; ejemplo en Bogotá: http://apps.personeriabogota.gov.co/pqrsd/frmQrsd_v2.php#
2- Remitirla como anexo a una Queja ante Procuraduría General de la Nación anexando la misma acta. Se puede presentar como anónimo indicando que es una "Queja sobre contratación entidad OTRA". Ver portal web:
https://www.procuraduria.gov.co/SedeElectronica/tramites/browser.do#no-back-button
3- Remitirla como anexo a una Queja ante la Contraloría General en el portal web https://www.contraloria.gov.co/web/guest/atencion-al-ciudadano/denuncias-y-otras-solicitudes-pqrd
De esta forma se completa el ciclo de la veeduría ciudadana. Pero si los ciudadanos interesados en el ejercicio de control ciudadano desean seguir ejerciendo sus derechos constitucionales, se podría solicitar un debate de control político ante los diferentes cuerpos de representación popular: como Junta Administradora Local, Concejo Municipal, Asamblea Departamental, etc.
