 |
| El Acta de Cierre de la Veeduría Ciudadana es el documento que recopila toda la actividad realizada por los veedores durante el tiempo de veeduría. |
El Acta de Cierre de la Veeduría Ciudadana es el documento que recopila toda la actividad realizada por los veedores y señala las observaciones o cuestionamientos al contrato estatal o función estudiada durante el tiempo de veeduría.
El Acta de Cierre es el producto más importante de todo ejercicio de Veeduría Ciudadana. Su objetivo principal es sintetizar la vigilancia realizada sobre un contrato estatal y poner las preguntas necesarias para que sean resueltas por las autoridades competentes, ; procurando la trazabilidad del control ciudadano. Al escribir este documento, la ciudadanía pasa de la observación a la rendición de cuentas y la denuncia fundamentada, según el caso.
La forma es similar a la del Acta de creación de la veeduría ciudadana, pero los contenidos incluyen acciones, análisis, observaciones y se anexan documentos elaborados o recopilados.
I. Estructura y Fundamento Legal del Acta
Todo Acta de Cierre debe construirse sobre los pilares de la Ley 850 de 2003, que rige las veedurías, y los principios constitucionales de la función pública (moralidad, eficacia y transparencia). El cuerpo del acta debe ser una síntesis objetiva que evite juicios de valor sin soporte.
El documento comienza con una sección de Identificación Plena que asegura la seriedad del ejercicio ciudadano. Esto incluye el nombre y registro de la veeduría, la entidad vigilada y el contrato específico (número, objeto y valor). Este marco es esencial para que los organismos de control (Procuraduría, Contraloría, Fiscalía) puedan radicar e iniciar cualquier averiguación o verificación subsecuente.
II. El Valor Agregado: La Participación Universitaria
Cuando el control social es ejercido por estudiantes universitarios, el Acta de Cierre adquiere un valor técnico y académico superior. En lugar de limitarse a observaciones empíricas, se espera que el documento detalle las acciones desarrolladas con valor académico:
Metodología: Se debe describir el uso de herramientas académicas, como matrices de trazabilidad normativa o listas de chequeo técnico-disciplinares, que demuestran que la vigilancia no fue aleatoria, sino sistemática y basada en el conocimiento especializado (ej. ingeniería, derecho, finanzas).
Evidencia Sistematizada: Se deben enumerar y adjuntar los anexos de manera organizada: oficios de solicitud de información, fotografías con georreferenciación y transcripciones de encuestas comunitarias. La organización documental es el sustento de cualquier observación y la base para un cuestionamiento administrativo formal.
III. El Análisis Determinado: Aspectos destacados de la "Línea de Tiempo" del Contrato
El núcleo del Acta de Cierre debe ser un análisis metódico de áreas críticas del contrato estatal. Este análisis informa qué presuntamente no se entendió, o en qué fase del proceso faltó claridad de la administración.
